Come scrivere una mail

• Quante volte ti capita di leggere una mail e non capire cosa ti volevano dire?
• Quanto volte ti hanno richiamato dopo che hai scritto una mail per avere chiarimenti sui contenuti?
• Quanto tempo perdi al telefono per spiegare quello che per te è ovvio?

Il motivo trova fondamento sostanzialmente nell’usare scrivendo lo stesso criterio di comunicazione che usiamo nel parlato, perdendo di vista che quando si parla con una persona possiamo usare anche il linguaggio non verbale, il linguaggio paraverbale, generalmente esiste un contesto ecc.

Quando si scrive una mail tutto questo sparisce. Pertanto se volete essere efficaci nella comunicazione scritta dovete ricordarvi di seguire queste semplici regole:

1. Indicare il destinatario della mail;
2. Specificare con un livello di astrazione bassa, l’obiettivo e i contenuti della vostra comunicazione, (es. un conto è scrivere voglio del vino, un altro è dire voglio del vino bianco, frizzante, dei colli bolognesi della cantina Tal dei tali dell’anno 2020)
3. Indicare gli eventuali termini della vostra comunicazione (scadenze, luoghi specifici ecc.)
4. Specificare chi scrive
5. Mai esprimere pareri o giudizi soggettivi, ma indicare solo dati oggettivi e misurabili. Se esprimete una opinione evidenziatela come tale.
6. Non date nulla per scontato;
7. Allegate le precedenti comunicazioni in modo da ricostruire velocemente le precedenti mail;
8. Esprimete la vostra comunicazione in positivo. Indicate quello che volete non quello che non volete. Evitate di creare confusione.
9. Partite subito con l’obiettivo di quello che volete ottenere e dopo argomentate.
10. Per le mail importanti, fate leggere quello che avete scritto ad un collega. Se nascerà l’esigenza di spiegare quello che volete scrivere allora vorrà dire che non l’avete scritta bene. Perché chi riceverà la vostra mail avrà la stessa difficoltà.

Se seguirete queste regole, creerete i seguenti risultati:

• Drastica diminuzione di telefonate inutili;
• Eviterete fraintendimenti;
• Formalizzerete correttamente i vostri intendimenti;
• Eviterete contenziosi
• Avrete una comunicazione piu’ efficace e di qualità;

lo studio Fil Consulting vi augura una sana quanto efficace corrispondenza.